「整理」カテゴリ分けの妙

サトウです。


今日はGTD「整理」の習慣化のポイントについてお伝えしていきます。

実際には、前ステップ「処理」と並行して行うステップです。
そちらと併せて実践に移していただければと思います。


整理のステップで最も重要なことは、

=============================
 カテゴリを重複させない
=============================

ということです。



処理を終えた各タスクは、以下のいずれかに分類されています。
 ・次のアクションリスト(プロジェクトも含む)
 ・連絡待ちリスト
 ・いつかやるリスト
 ・カレンダー

ここで、カテゴリを跨るタスクを作らないことが重要です。


多少いいか・・・と思っていると、
あっという間に機能しなくなります。

1年ぐらい前の私はと言うと・・・

計画を立てるのは好きでした。
GTDの手法もそれなりに沿わせているつもりでしたが・・・
思い出した話を少し、聞いていただけますか。。。

仕事で「お客さんに○○について聞く」というタスクがありました。
それは「吉田さん」という部下が担当していた業務に近いので、
私は「次のアクション」の備考に「吉田」という文字を入れ、満足していました。

しかし、そのアクションの期限が迫る頃・・・

「次のアクション」のリストに入っているその項目を見て、
自分でやってしまいました。
それで、タスクを完了させることが出来ました。

しかし、何かが違う。。。

私の作業が減っていないような・・・

今思うと当たり前のことなんですが、
任せるものはさっさと任せて「連絡待ち」のリストに入れるべきだったんですね。

「次のアクション」に入っていると、自分でやってしまう。
 (期限が迫って、まだ終わっていない、と言う理由でした)

もしくは、また「任せるんだっけ」という判断を入れる、
という作業が必要になってしまいます。

 (その時点では期限が間近になっていたり・・・)


後続の「実行」のステップでは、判断を出来るだけしないことが重要です。
この「処理&整理」のステップで、判断は完全に終わらせるのが望ましいです。



また、他の例。

例えば、「いつかやるリスト」の中に「次のアクション」が入っていたらどうでしょう?

そうですね、それは実行されないものとなってしまいます。


代表的な例を挙げていきましたが、整理ステップではやはり、カテゴリを重複させないようにしていくことが重要です。




そのためのポイントとして、

=================================
 整理のポイントを紙に書き、
 それを見ながら整理する
=================================

ということを挙げます。


私がGTDが実行に移せなかったとき、これをやってみました。
すると、判断に迷うことがものすごく少なくなりました。



要するに、
判断の基準を明確にしておく
^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
ことで、カテゴリ分けに困らなくなります。



処理&整理の実作業に入る前に、このポイントを整理しておき、いつでも確認できるようにする。

このことを意識して、実行してみてはいかがでしょうか。



今日もメルマガを読んでいただき、ありがとうございました。
一歩ずつ、習慣化に向けて進んで行きましょう。

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