メールボックスは空にすること。

名古屋から帰って数日。
どうしても旅行中にはメールが溜まってしまいました。

今日は全て処理しないと。。。

 
サトウは普段は、「受信箱が0件になるように」しています。
理由は、同じメールを何度も見ないようにするためです。

GTDでもそうですが、メールを見たときに判断します。
・行動が必要なものか
・返信をすれば済むのか
・誰かに行動を依頼するのか
・ただの資料なのか
・自分に関係のないものか
・ちょっと考えたいものか
最初に見たときに判断して、印を付けて受信箱から外します。
分類としては・・・

 

■すぐに返信(or転送)し、削除する(重要ならフォルダに入れる)
・返信をすれば済むもの
・誰かに行動を依頼するもの

■フォルダに入れる
・ただの資料

■捨てる
・自分に関係のないもの(メルマガとかも含む)

■.要返信/対応 フォルダに入れる
・行動が必要なもの
・ちょっと考えたいもの

 
こうすれば、受信箱の中の同じものを2回見ることはありません。
受信箱は空か、新規メールがあるか、の状態です。
ポイントは、

 

 時間のかかることは後回し

 

にすることです。

GTDでいうところの、「2分ルール」ですね。

 

2分以内に行動出来るならする、
出来ないなら一旦判断だけしておく。

そして、いつでもモノが入るように受信箱を空にしておく。

 

出来るだけ受け皿を空にしておかないと、
入ってくるべきものが入ってきません。

入ってきたとしても、
「厄介なモノ」として感じてしまいがちです。

 

スペースには十分すぎるほどの余裕を持っていきたいですね。

自戒の意味で書きました。
まずはサトウ自身のメールをやっつけたいと思います。

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