GTDのメリット:「レビュー」で得るメリット

さて、前回に引き続きまして、GTDのメリットについてお伝えしていきます。

その前に、もう一度ワークフローの全容をおさらいしておきましょう。

 

GTDワークフローの全容

GTDのワークフローは、以下の5つに分かれています。
よく出てくる名称なので、概要と合わせて理解してみてください。

 

■収集:身の回り、頭の中の「気になること」を全て一カ所に書き出す

■処理:「収集」したものについて、意味、取るべき行動を明らかにする

■整理:「処理」の結果をカテゴリ分けする

■レビュー:「収集/整理」までを再度実施し、最新化する
※レビューは定期的(毎週)に行います

■実行:これらにより整理されたタスクを、実際の行動に移す

 

 

前回は「整理」にフォーカスをあてました。

今回は、「レビュー」です。

 

■GTD「レビュー」では・・・

GTDの「レビュー」の前に、そもそも、「レビュー」という言葉はお馴染みでしょうか。

IT業界では、よく「ドキュメントレビュー」や「コードレビュー」などと使われていました。
作成者とは別の人の目を通すことで、誤り/不具合などを見つけ、
品質を上げることを目的としていました。

辞書で調べると「批評」「再検討」「復習する」「回顧する」などという意味ですね。

 

GTDのレビューでは・・・

「処理〜整理」までで出来たリストを再検討する

という意味です。

 

これまでの処理〜整理は、最初にガッツリと時間をかけて行うものでした。
しかし、この「レビュー」は最初は不要です。

 

何故なら、最初の処理〜整理を終えた後は、
リストが最新で、レビューをする必要が無いからです。

レビューは、定期的に行うもので、
継続的に続けていくものです。

 

目安としては一週間に一度、2〜3時間をかけます。

 

 

 

GTD「レビュー」では、次のようなメリットがあります。

 

 溜まってきた「気になること」を頭から追い出せる
 最新のリストに更新される

 

file5111299463031

 

 

 

 

 

 

 

最新のリストに従って行動を取っていく間にも、
頭の中には「気になること」が溜まっていきます。

 

 

靴を買おうと思ったり、
ビデオを借りようと思ったり、
結婚式招待の返事を8月15日までにしたり・・・

日々、活動するとタスクはどんどん発生します。

これらを放置すると、「収集」する前の状態に戻ってしまいます。

 

極力、都度メモしてINBOXに入れておく仕組みを作っておきましょう。
(ここについてはまた後ほど、お伝えしますね)

 

ですが、出来るだけメモをしてINBOXに入れておいても、

関連する事項やそれらの「求めている状態」がハッキリしていないと、

GTDのワークフローが上手く回りません。

 

「処理」のところで、ここは明らかにしましたよね。

 

・・・そう、もうお分かりですね。

 

 

レビューでは、「収集」「処理」「整理」のステップを踏んでいきます。

 

最初に大雑把なところは終えているので、

一週間で発生したタスクがメインのターゲットですね。

 

まず、徹底的に「収集」をやり直します。

●誰かと約束があったかな?

●買いたいものはあったかな?

●行きたい場所はあったかな?

などなど。

ここでも、最初の収集同様に、
まずINBOXに入れていきましょう。

 

こうすることで、一週間で溜まったタスクと、

「収集」しなおしたタスクが全てINBOXに入ります。

 

そして、次は「処理」。
タスクにこんな質問をするんでしたね。

■これは何か?

■行動をすぐに起こす必要があるか?

■複数の行動が必要か?

■2分以内に出来るか?

■自分でやるべき行動か?

■特定のタイミングでやるべき行動か?

 

 

そして、合わせて「整理」する。

「整理」では特に、プロジェクト単位で見直しましょう。

 

プロジェクトリストにあがったものについては、

各プロジェクトで必ず1つ以上の実行可能なタスクを設定する、
とういうことをやってきましたが、レビュー時も同様です。

 

しばらく、実行するタスクが無いような場合は、
「保留」のようなステータスにするのもアリですね。

 

「レビュー」があることで、すっかり忘れ去るということは無くなります。

 

必ず週に一度見直すというルールになるため、
翌週にするタスクがなければ、「保留」にしてても問題ないです

 

file000532567424

 

 

 

 

 

 

 

次の「実行」のときに、実行するべきでない(=タスクの無い)ものが出てくると、

見るのも面倒ですし、効率が下がってしまいます。

 

その他にも、完了したのにリストから消えてないものを消したり、
「いつかやる/多分やる」ものに期限が決まりプロジェクトに昇格したり・・・

プロジェクトに新しいタスクを追加したり。

 

こんな具合に、「収集」「処理」「整理」をやり直していきます。

 

そして、

 溜まってきた「気になること」を頭から追い出せる
 最新のリストに更新される

 

ことが可能になります。

 

週に一度、完璧な状態にリセット出来る、と言い換えても良いでしょう。

このレビューが習慣になって初めて、GTDが機能してきます。

 

最初は難しいかもしれませんが、まず1ヶ月、3ヶ月、1年・・・

続けてみてください。

 

 

ここまでのリスト作成は、全ては次の「実行」のための前段ステップです。

それでは次回、楽しみにしていてくださいね★

カテゴリー: GTD パーマリンク

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

次のHTML タグと属性が使えます: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>