GTDのメリット:「処理」で得るメリット

さて、前回に引き続きまして、GTDのメリットについてお伝えしていきます。

その前に、もう一度ワークフローの全容をおさらいしておきましょう。

 

GTDワークフローの全容

GTDのワークフローは、以下の5つに分かれています。
よく出てくる名称なので、概要と合わせて理解してみてください。

 

■収集:身の回り、頭の中の「気になること」を全て一カ所に書き出す

■処理:「収集」したものについて、意味、取るべき行動を明らかにする

■整理:「処理」の結果をカテゴリ分けする

■レビュー:「収集/整理」までを再度実施し、最新化する
※レビューは定期的(毎週)に行います

■実行:これらにより整理されたタスクを、実際の行動に移す

 

前回は「収集」にフォーカスをあてました。

今回は、「処理」です。

 

■GTD「処理」では・・・

GTD「処理」では、次のようなメリットがあります。

 

 2分間で終わるタスクが完了する
 「とるべき行動」「求めている状態」が明らかになる

どのような方法でそのメリットを得るか、読み進めていってください。

 

 

処理ではまず、収集したものについて、
それがどんなものであるか」を明確にしていきます。

 

収集してINBOXにある状態では、ただの雑多なものですが、
それらについての意味付けをいくステップです。

 

file0001652481771

 

 

 

 

 

 

 

 

意味付けしていくために、INBOXのものについて問いかけていきます。
※「収集」したものは、一カ所の「INBOX」にありますよね

■これは何か?

■行動をすぐに起こす必要があるか?

■複数の行動が必要か?

■2分以内に出来るか?

■自分でやるべき行動か?

■特定のタイミングでやるべき行動か?

 

INBOXにあるものを1つずつ取り出していき、この質問をします。
質問に答えつつ、それぞれを分けていきます。

分ける作業は「整理」の一部となるので、
サトウとしては同じタイミングでやるのが良いと考えます。
(「整理」については次のメールを参照してくださいね。)

では、質問を見ていきましょう。

 

■これは何か?

→これはどういったものか、
これがどうなれば完了と言えるか(求めている状態)をイメージする。
イメージし、次の質問へ。

 

■行動をすぐに起こす必要があるか?

→YES:次の質問へ

→NO:以下の3つに分類
◆いつかやる/多分やる
◆ゴミ(捨てる)
◆資料(保管する)

 

■複数の行動が必要か?

→YES:◆プロジェクトリスト

→NO:次の質問へ

 

■2分以内に出来るか?

→YES:今すぐ実行して完了させる

→NO:次の質問へ

 

■自分でやるべき行動か?

→YES:次の質問へ

→NO:誰かに依頼する。
依頼するのに2分以上かかる場合は、その旨を記載。
(◆ToDoリスト)

 

■特定のタイミングでやるべき行動か?

→YES:◆カレンダー

→NO:◆ToDoリスト

 

 

ここまでが「処理」です。

 

お伝えしたように、この「処理」で得られるメリットは・・・

 1.2分間で終わるタスクが完了する

 2.「とるべき行動」「求めている状態」が明らかになる

ということです。

file000991513316

 

 

 

 

 

 

邪魔されがちな「こまごまとしたタスク」が完了し、
残ったタスクも「どうすれば終わりか」が明確になります。

 

昨日からの続きで言えば、

具体的には・・・
・郵便受けの手紙や案内状
→読んで捨てる(2分で完了)
返事を出すもの(ToDoリスト)
再来月の公演に行く(カレンダー)

・思いつきを走り書きしたメモ
→今となっては不要(ゴミ)
吉田さんへ依頼する(依頼することをToDoリストへ)

 

と、こんな感じに「処理」していきます。
ToDoリストに残った2つを、今後は実行していく必要がありますね。

 

INBOXにうずたかく積まれた「全て」についてこのステップを踏んでいきます。

こちらもやはり、膨大な時間がかかります。

 

しかし、ちょっとイメージしてください。

 

「収集」「処理」が終わった後のあなたの状態を・・・

頭の中を含め、雑多なもの空っぽになっています・・・

 

そして、ここまで来るとGTDの半分が終わりました。

いちばん時間のかかる、辛いところが終わりました。

 

次回の「整理」で更に効率の良い環境を整えます。

カテゴリー: GTD パーマリンク

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