GTDのメリット:「整理」で得るメリット

さて、前回に引き続きまして、GTDのメリットについてお伝えしていきます。

その前に、もう一度ワークフローの全容をおさらいしておきましょう。

 

GTDワークフローの全容

GTDのワークフローは、以下の5つに分かれています。
よく出てくる名称なので、概要と合わせて理解してみてください。

 

■収集:身の回り、頭の中の「気になること」を全て一カ所に書き出す

■処理:「収集」したものについて、意味、取るべき行動を明らかにする

■整理:「処理」の結果をカテゴリ分けする

■レビュー:「収集/整理」までを再度実施し、最新化する
※レビューは定期的(毎週)に行います

■実行:これらにより整理されたタスクを、実際の行動に移す

 

そろそろお馴染みになってきましたか?

 

前回は「処理」にフォーカスをあてました。

今回は、「整理」です。

 

■GTD「整理」では・・・

GTD「整理」では、次のようなメリットがあります。

 

 プロジェクトの「タスク」が決まる
 タスクが「実行する環境」毎にカテゴリ分けされる

 

では、どのような方法でそのメリットを得るか、読み進めていってください。

 

 

前のステップ「処理」で、こんな質問がありました。

 

■複数の行動が必要か?

→YES:◆プロジェクトリスト
→NO:次の質問へ

 

処理では、複数の行動が必要なものを「プロジェクトリスト」に分類するところまででした。

 

例えば、どんなものがプロジェクトなのかというと・・・

■秋山の誕生日を祝う
■北海道へ旅行に行く
■夏休みを満喫する

これらは、単独の行動じゃないですよね。
なので、これらは「プロジェクト」となります。

※GTDでは、「複数のアクションがあるもの」を「プロジェクト」としています

 

具体的にみていきます。
誕生日を祝うのにも、タスクに細分化出来ます。

例えば・・・

 □誕生日プレゼントを買う
・事前リサーチをかける
・プレゼントをネットで調べる
・プレゼントを注文する
・受け取る

 □お店を予約する
・人数/規模を決める
・お店をネットで調べる
・時間帯を決める
・予約する

他にも、呼ぶ人を決めたり、企画を考えたり・・・

「どういう状態になれば達成したと言えるのか?」

から具体的に考えていきます。

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最終的には、誕生祝いが終わってはじめて、

プロジェクト「誕生日を祝う」が完了します。

 

複数の行動がある、というのはこういう意味です。

 

 

 

同じように、旅行だって・・・

・観光スポットの調査
・泊数/地域決め
・飛行機の予約
・宿の予約
・現地での移動手段決め
・お土産の規模決め

・・・などなど。

 

これらを明確にしていくのが「整理」の1つです。

 

「処理」でプロジェクトリストにあがったものについては、

各プロジェクトで必ず1つ以上の実行可能なタスクを設定します。

 

プロジェクト=複数の行動が必要なもの、です。
プロジェクトを定めただけでは前には進みません。

進めるためには、「実行可能なタスク」を決めておく必要があります。

この「整理」できちんと定めておくことで、
「実行」のステップのときに考える必要が無くなります。

 

 

そしてこのタイミングで、期限を定めてしまいましょう。

まずは、絶対に期限を守らないといけないもの、だけで良いでしょう。

 

 

 

整理にはもう1つの側面があります。

 

それは・・・

タスクの「実行する環境」を決める

ということです。

 

 

「実行」するときのことを考えてみてください。

・両親にメールをする
・Amazonでウーロン茶を注文する
・ブログを更新する
・クライアントからのメールに返信する
・北海道の観光スポットを調べる

 

こんなタスクは、パソコンがあるときに片付けられます。

ということは、タスクが「パソコン」というカテゴリに分けられていれば、
まとめて実行出来る、ということです。

 

 

もっと細かく、「メール」と分けられていると、更に迷わずに実行出来ますね。

(そのあたりは管理との兼ね合いになります)

 

同じように、「最寄り駅」でやることを1つにまとめておけば、

最寄り駅で行うべき、複数のタスクをこなすことが出来ます。

 

例えば、

・ゆうパックを出す
・図書館で本を返す
・クリーニングを回収する
・DVDを返す

というような具合に。

 

こんな感じに、各タスクを実行する環境毎に分ける。

それも「整理」で行います。

 

 

提唱者のデビッド・アレンさんは

「GTDは考え方。使うツールは何でも良い」

とおっしゃっています。

 

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しかしアナログツールだと、これをやるのは大変です。

リストを状況毎に書き直すわけですからね・・・

ここはデジタルツールを使ってほしいと思います。

 

 

 

 

 

様々なデジタルツールが出ていますが、

「環境を設定出来る欄があるか」

というのは非常に重要な点です。

 

サトウの使っているツールは近いうちに説明しますのでそちらをご参照ください。

 

では、次回は「レビュー」についてお伝えしていきましょう。

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